La gestion des horaires de travail, une tâche beaucoup
plus complexe que l'on pourrait penser.
La planification des horaires de travail est une tâche beaucoup plus complexe qu’on ne pense. Tenir compte des disponibilités, jongler avec les absences puis concevoir un ou plusieurs horaires complets requiert de nombreuses heures de travail.
Que ce soit dans les départements de production, de ressources humaines ou autre, il y a une personne responsable de planifier et gérer l’horaire des employés. Le niveau de complexité croît avec le nombre d’employés, de tâches différentes et de quarts de travail. Ajoutez l’absentéisme, les congés de maladie et le temps investi à trouver des remplaçants et vous réalisez rapidement à quel point cette tâche peut être lourde.
Certaines entreprises ont toujours recours à des processus manuels pour créer les horaires de leurs employés. D’autres s’appuient sur des applications automatisées de temps et présences et de collecte de données pour augmenter la productivité des gestionnaires et l’efficacité organisationnelle.
Passer d’un processus manuel ou papier à l’automatisation est certes un pas dans la bonne direction. Mais, vous pouvez faire mieux. Votre gestion de la main-d’œuvre devrait intégrer la collecte du temps et des présences, les ressources humaines et la paie. Et cette intégration devrait être accessible depuis une connexion Internet afin de favoriser la mobilité, la collaboration et l’accessibilité aux données.
Ce dossier sur la gestion des horaires de travail des employés dévoile sept inconvénients liés à une gestion manuelle et survole différents éléments d’une solution intégrée de gestion de la main-d’œuvre depuis le nuage informatique.
7 problèmes causés par une gestion manuelle des horaires des employés
Des applications automatisées de gestion des horaires des employés, des présences et de la paie sont conçues pour éliminer tous les irritants d’une gestion manuelle des horaires de travail des employés. Voici sept inconvénients ou problèmes causés par une gestion manuelle des horaires de travail des employés.
1. Les erreurs d’attribution
Un employé est envoyé dans le mauvais département, tandis qu’un autre département doit se débrouiller avec une personne en moins.
2. Disparité de compétences
Un employé est affecté à un département précis, mais n’a pas les compétences ou la formation pour bien faire le travail.
3. Un accès limité à l’information sur la disponibilité des employés
L’accès à l’information sur la disponibilité des employés est souvent limité et n’est pas toujours mise à jour avec les changements les plus récents des profils de disponibilité des employés.
4. Dépassements budgétaires des coûts de la main-d’œuvre
Les gérants ne peuvent pas prévoir ni mesurer de façon précise si les coûts du personnel demeurent dans les limites des contraintes budgétaires pour n’importe quel jour donné.
5. Planification pour plusieurs magasins
Les détaillants répartissent fréquemment leurs employés à travers plusieurs magasins et un logiciel sur site ne peut voir en temps réel qui est assigné dans quel magasin, pour ne pas envoyer un employé à deux endroits en même temps.
6. Erreurs de paie
Un employé pointe son entrée une heure plus tôt ou pointe son départ une heure plus tard que prévu à son horaire.
7. Coûts de manipulation des documents
Il y a des coûts importants associés à la manipulation des cartes de pointage et des feuilles de présence ou avec la récupération d’information dans des dossiers papier.
Que doit offrir une solution intégrée de gestion de la main-d’œuvre ?
Afin de fournir tous les bénéfices anticipés, une solution intégrée de gestion de la main-d’œuvre doit réunir dans une seule base de données les applications de temps et présences, des horaires, des ressources humaines et de la paie.
Les systèmes intégrés de gestion de la main-d’œuvre fournissent tous les outils nécessaires à la gestion de la productivité et de la performance de la main-d’œuvre et contribuent à réduire les coûts grâce à une information en temps réel.
À titre d’exemple, la plupart des solutions intégrées de gestion de la main-d’œuvre peuvent alerter automatiquement un superviseur qu’un employé n’a pas pointé son arrivée et qu’un remplaçant doit être trouvé.
Avant de faire un choix sur le système qui convient le mieux à votre organisation, vous devriez vous demander si la solution intégrée de gestion de la main-d’œuvre vous offrira :
- des mesures en temps réel des indicateurs de résultats;
- des alertes d’atteinte de seuil pour des violations potentielles de réglementation du travail ou de pointages manqués;
- des prises de décision juste à temps basées sur des informations pertinentes;
- des capacités complètes de production de rapports;
- des processus de notification automatisés;
- des fonctions d’impression et de suivi automatisé de la correspondance pour les formulaires de contact;
- une facturation sous forme d’abonnement.
Fausses perceptions sur les systèmes d'automatisation dans le nuage
Encore aujourd’hui, plusieurs entreprises accusent un retard face aux systèmes d’automatisation de gestion du temps et des présences des employés. La principale raison tient au fait qu’ils sont perçus comme étant onéreux à installer et à entretenir.
Lorsqu’ils envisagent de choisir un système d’automatisation et de saisie des heures de travail, les décideurs y voient une action périlleuse et coûteuse qui risque de ne pas livrer les résultats escomptés.
Plusieurs vous diront que les logiciels offerts dans le nuage sont trop spécialisés, déconnectés des besoins, incapables de partager les données d’une application à l’autre ou tout simplement trop chers.
Cette perception mérite d’être revisitée étant donné le niveau de sophistication et d’accessibilité de ces solutions. Depuis les dernières années, les logiciels infonuagiques se sont nettement améliorés et démocratisés, et ce, autant au niveau de leurs fonctionnalités que leur facilité d’intégration.
Le prix ne joue plus un rôle aussi important. Dorénavant, vous pouvez obtenir la solution entière pour aussi peu que 1$ par mois par employé. Alors il n’y a plus aucune raison de d’hésiter.
4 méthodes de collecte automatisée des heures de travail
Les cartes de pointage demeurent toujours une méthode de saisie de données des heures de travail, notamment dans le milieu du commerce de détail. Étant donné le temps investi pour analyser chaque carte et pour entrer les données dans le système de paie, on se demande pourquoi les cartes de pointage sont toujours en usage.
Il existe plusieurs méthodes de collecte des données des heures de travail. Chacune possède ses avantages et ses inconvénients. Nous en présentons quatre.
- Systèmes de réponse vocale interactive
Ces systèmes permettent aux employés de signaler un numéro, d’entrer leur mot de passe et leurs informations de temps en appuyant sur les touches de leur téléphone. Quoiqu’abordable, les systèmes de réponse vocale interactive sont limités. Ils n’ont pas d’interface visuelle et rien ne garantit que la personne qui entre le mot de passe soit le bon employé. - Lecteurs de cartes
Les lecteurs de cartes utilisent des bandes magnétiques ou la technologie de codes à barres. Les employés glissent leur carte devant le lecteur au début ou à la fin de leur journée de travail. Cette technologie convient aux compagnies qui ont une entrée centrale avec accès contrôlé. Toutefois, ils n’offrent pas une interface utilisateur interactive. - Horodateurs en réseau ou en ligne
Ceux-ci sont accessibles via l’intranet de la compagnie par une ouverture de session des employés. Les employés entrent leurs temps et les gestionnaires les approuvent. - Simulateurs d’horodateurs biométriques
Les simulateurs d’horodateurs biométriques reconnaissent jusqu’à trois empreintes digitales par individu et procurent au système la confirmation de l’identité de l’employé qui pointe. Certains associent cette technologie comme une intrusion dans la vie privée des employés.
La saisie automatisée des heures de travail élimine les erreurs de paie. En ajoutant un portail Internet, les employés peuvent avoir accès à l’information sur leur paie en tout temps paie.
La planification des horaires des employés dans le nuage
La planification des horaires des employés depuis une solution basée dans le nuage fait une énorme différence. Premièrement, le logiciel est disponible 24h par jour et 7 jours par semaine de partout. Les employés apprécient consulter leur horaire, demander des congés et changer leurs disponibilités de n’importe où et n’importe quand.
Les horaires d’employés sont faciles à comprendre et affichés à l’écran sous forme de grilles colorées pour une période de temps précise ce qui permet une intervention instantanée de l’utilisateur avec les changements demandés ou requis.
En se basant sur l’information complète affichée à l’écran, le gestionnaire peut modifier le quart de travail selon les suggestions offertes par le système qui prend en compte les disponibilités, les compétences ou l’ancienneté des employés.
Un logiciel de planification des horaires des employés en ligne offre une grande variété de rapports, notamment des rapports financiers sur les coûts de main-d’œuvre et les ventes à l’heure déterminés par les budgets de coûts et de revenus.
Les applications de gestion des horaires de travail en ligne doivent s’intégrer aux données des ressources humaines et aux données de la paie.
En conclusion, mentionnons que les bénéfices de la planification des horaires des employés depuis le nuage sont nombreux. Pour n’en nommer que quelques-uns, citons : une réduction de la paperasse, une amélioration de la qualité des données, une diminution des requêtes au département des ressources humaines, une baisse significative des corrections aux chèques de paie et l’élimination d’une double saisie des données.
Les Solutions d’affaires MPEX est un chef de file dans le développement de logiciels de solutions intégrées de productivité et de gestion de la main-d’œuvre, conçus pour vous aider à gérer le suivi du temps et des présences, la production de la paie et les ressources humaines.
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