Tout ce que vous devriez savoir sur les solutions de productivité
et de gestion de la main-d'oeuvre
La main-d'œuvre se transforme
Il ne fait aucun doute que la main-d'œuvre typique change radicalement. Au cours des dernières années, la main-d'œuvre permanente de neuf à cinq heures a été lentement remplacée par des travailleurs occasionnels et des horaires plus souples. Bon nombre de vos employés travaillent probablement à la maison, arrivent tôt ou partent plus tard, établissant en grande partie leurs propres heures de travail pour mieux s'adapter à leur mode de vie.
La dotation et la planification deviendront plus complexes que jamais. Pour garder une trace de vos travailleurs, vous allez avoir besoin d'aide. Vous allez avoir besoin d’un logiciel de productivité et de gestion de la main-d'œuvre.
Les avantages du logiciel comprennent une productivité accrue, une meilleure planification de la main-d'œuvre, un suivi plus efficace des heures et des présences ainsi que des économies importantes en temps et en argent. Mais tout comme les tendances économiques sous-jacentes, les outils logiciels évoluent rapidement et il incombe aux organisations de rester au courant des dernières innovations, tendances et meilleures pratiques en matière de technologie de gestion des effectifs.
L'objectif de la gestion du personel est d'obtenir le bon profil et le bon nombre d’employés au bon endroit et au bon moment, exécutant ainsi les bonnes tâches. Avec la technologie, les processus et les procédures appropriés, vous pouvez gérer efficacement votre main-d'œuvre pour des performances optimales et des coûts de main-d'œuvre réduits.
Ce guide fournit des conseils sur la façon de maintenir votre stratégie de gestion de la main-d'oeuvre efficace et à jour.
Vos employés sont votre plus grand atout
Vous l'avez probablement déjà entendu: vos travailleurs sont votre plus grand atout. Mais non seulement ils sont essentiels à vos activités quotidiennes, mais ils constituent également votre plus grand avantage concurrentiel. Dans ce marché hautement compétitif, il est essentiel que les employés soient aussi productifs que possible afin de rester rentables maintenant et dans le futur.
Parce que vos employés et travailleurs occasionnels sont si importants pour votre entreprise, vous devez vous assurer qu'ils sont bien gérés, non seulement pour une productivité accrue et des coûts réduits, mais aussi pour assurer un bon moral et une grande mobilisation. Grâce aux solutions de gestion de la main-d'œuvre, vous pouvez gérer la performance et apporter des améliorations substantielles à la formation, aux récompenses et à la rétroaction pour vous assurer que vos meilleurs atouts sont heureux et productifs dans leur travail.
Dans le même temps, les entreprises doivent avoir le bon nombre d’employés et être économes si elles veulent demeurer performantes dans un environnement commercial compétitif. Cela signifie obtenir la meilleure valeur au moindre coût. Si votre personnel n'est pas géré de façon stratégique, vous pourriez perdre un temps précieux et de l'argent en raison de la faible productivité et des coûts salariaux élevés. Il va sans dire que cela nuirait considérablement à votre rentabilité.
Prévoir trop peu de travailleurs sur des quarts occupés peut vous donner une mauvaise réputation et réduire la satisfaction des clients. Les mauvaises décisions d'embauche et les déficits en personnel sur un quart de travail nuisent à la productivité, à la réputation de l’entreprise et à la satisfaction des clients. Alors que les sureffectifs représentent une hausse inutile des coûts de main-d’œuvre et un gaspillage de talents.
Gérer correctement votre main-d'œuvre est plus important que jamais. Une saine gestion du personnel vous permet de faire plus avec les ressources en place. Avec les bonnes données, vous serez en mesure d'obtenir une visibilité sur tout indice de pénurie de compétences ou de personnel afin de prendre de meilleures décisions de recrutement.
L'importance des données sur la main-d'œuvre en temps réel ne peut être sous-estimée. Il est essentiel de veiller à ce que vos activités commerciales prennent moins de temps et soient plus efficaces. Avec une gestion efficace des effectifs, vous serez en mesure de fournir un service exceptionnel au coût le plus bas possible.
Qu'est-ce qu'une solution de gestion de la main-d'œuvre?
Un système de gestion des effectifs est un outil complet qui vise à automatiser, réguler et centraliser le processus de gestion des effectifs. Les horaires, le temps et les présences, la gestion des demandes des employés et la gestion des absences représentent différents aspects de la gestion des effectifs. La gestion d'une main-d'œuvre sans système dédié serait une tâche très complexe qui absorberait beaucoup de ressources.
Ces fonctions, lorsqu'elles sont mises en œuvre ensemble, produisent un impact positif sur les coûts de main-d'œuvre. Les économies de coûts proviennent de l'optimisation des horaires, de l'amélioration de la paie et de la facturation, de l’élimination du «buddy punching» ou poinçonnage par un collègue, la diminution des heures supplémentaires et des congés.
En outre, un logiciel de gestion de la main-d'œuvre contribue à réduire les risques de non-conformité associés aux conventions collectives et le nombre sans cesse croissant de règlements gouvernementaux qui ont une incidence sur le travail et l'emploi.
Voici un aperçu de ce qu'est réellement la gestion des effectifs.
- La gestion de la main-d'œuvre englobe un certain nombre d'outils, de pratiques, de processus et de procédures. C'est un moyen d'augmenter l'efficacité et la productivité dans l'ensemble d'une organisation.
- Elle concerne d’abord la capture et le contrôle des heures de travail des employés. Cette fonction génère un impact direct sur les coûts de la main-d’œuvre et est la principale source d’information nécessaire aux calculs de la paie brute.
- Elle augmente la productivité et l'efficacité des gestionnaires puisque que les opérations sont automatisées. Ceux-ci accomplissent davantage de travail en moins de temps. La production de la paie ou le calcul des feuilles de temps sont deux bons exemples. L’on pourrait ajouter la création des horaires et la production de rapports.
- Un système d’information des ressources humaines intégré gère les informations reliées au recrutement, à la rétention des talents, la formation continue des employés, l’évaluation des performances, les communications et la mobilisation et autres sujets propres au département des ressources humaines.
- La préparation et la production de la paie et des avantages sociaux font partie intégrante d’une solution de gestion de la main-d’oeuvre. Les processus d’exécution sont rationalisés et ces procédures limitent le nombre d'erreurs.
Comme vous pouvez le voir, la gestion de la main-d'œuvre englobe divers aspects des ressources humaines et de la paie. Il s'agit davantage du déploiement de processus et d’outils technologiques qui rassemblent les meilleures pratiques en matière de gestion du personnel. Un logiciel de productivité et de gestion de la main-d’œuvre consolidera les faiblesses de vos opérations et favorisera l’atteinte de vos objectifs. En résumé, productivité, efficacité et réduction des coûts de main-d’œuvre représentent la contribution majeure de ce type de système.
Onze bénéfices dérivés d'une solution de gestion des effectifs
Nous avons vu précédemment qu’une solution de gestion des effectifs intervient dans bon nombre d’opérations. Nous pourrions ajouter d’autres fonctionnalités comme un portail libre-service, l’analyse des données en intelligence d’affaires ou le nuage informatique. En fait, c’est tout ce qui concoure à rendre le travail plus facile, que ce soit pour la direction ou les employés. Dans cette section, nous dévoilons onze bénéfices dérivés d’une solution de gestion de main-d'œuvre.
1. Contrôler les coûts de main-d’oeuvre- D’importantes économies financières sont liées au contrôle des erreurs de paie, d’heures supplémentaires inutiles, du surnombre ou sous-effectif d’employés, d’arrivées tardives et de départs hâtifs, d’un taux de roulement stabilisé, d’un meilleur contrôle des congés, des absences, des horaires ou des remplacements.
- Les gestionnaires consacrent souvent beaucoup de temps à des tâches administratives telles que l'approbation des demandes d'absence, la création d'horaires, la génération de rapports. Une solution de gestion de la main-d'œuvre automatise ces activités, ce qui donne plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches.
- Plusieurs systèmes permettent aux gestionnaires d'élaborer des horaires basés sur des modèles récurrents pour répondre aux besoins de leurs clients tout en tenant compte des lois du travail, des règles syndicales, des jours de vacances et des congés maladie des employés.
- L’automatisation de la capture des heures travaillées, des procédures d’approbation et de correction des exceptions ainsi que des calculs de la paie brute et des avantages sociaux réduisent et même éliminent les erreurs.
- La fraude de temps, exprimée par le poinçonnage par collègue, les arrivées tardives, les départs hâtifs, les congés ou les heures supplémentaires non approuvés sont désormais bloqués.
- Une solution de gestion de la main-d’oeuvre fournit à la direction un aperçu quotidien des coûts prévisionnels par rapport aux coûts réels, ce qui permet d'apporter immédiatement des correctifs pour respecter le budget.
- Éliminez le besoin d'attendre des informations d'autres entités, avec des données facilement accessibles pour une communication directe et rapide entre les employés et les gestionnaires.
- Les entreprises disposant de plusieurs sites ou ayant des systèmes d’information en silo apprécieront que toutes les informations soient rassemblées et intégrées dans un seul système centralisé.
- Réduction des risques de non-conformité statutaire et / ou syndicale et de prévention des griefs et des pénalités. Réduction de l'exposition aux risques réglementaires grâce à la conformité aux lois et règlements sur le travail, la santé et la sécurité.
- Une solution de gestion des effectifs fournit des informations en temps réel pour surveiller la dotation, analyser les performances budgétaires et contrôler les coûts de main-d'œuvre, tout en continuant à se concentrer sur l'augmentation de la production et des marges bénéficiaires.
- La création de rapports est un élément essentiel de la gestion de la main-d'œuvre, car les organisations doivent être en mesure de suivre, de mesurer et d’interpréter une masse de données toujours croissante pour prendre de meilleures décisions.
Comment choisir la solution parfaite de gestion de la main-d’œuvre ?
Le temps est donc enfin arrivé et vous commencez à chercher différentes solutions pour automatiser vos pratiques de gestion des effectifs au sein de votre organisation. Avez-vous besoin de fonctions de gestion du temps et des présences, de planification des absences, de confection des horaires, de gestion de projets, de paie, de ressources humaines, de libre-service? Par où commencer?
La première étape pour déterminer la bonne solution consiste à examiner la manière dont votre organisation suit et surveille actuellement les processus de gestion de la main-d’œuvre. Établissez une liste des priorités et des points de douleur avec votre système actuel. Vous voulez vous assurer que le système que vous choisissez peut automatiser les choses les plus importantes et éliminer ces points douloureux pour faciliter votre travail.
Maintenant que vous avez déterminé ce dont vous avez besoin, le système est-il entièrement personnalisable? Ou est-ce une solution prête à l'emploi qui a quelques variables qui peuvent être changées? Les solutions de gestion du temps et de la présence sont excellentes avec leur coût bas si vous êtes uniquement intéressé par le suivi des employés. Mais si vous cherchez à faire plus, il y aura probablement plusieurs fonctions qui manquent.
C'est pourquoi les démos personnalisées sont si importantes. Il n'existe pas de solution universelle. Les organisations gèrent leurs opérations différemment partout. Identifier vos priorités et vos points de douleur sont la clé de la réussite de la démonstration, de sorte que vous pouvez vous assurer que le système que vous choisissez est entièrement personnalisable et possède les capacités dont vous avez besoin.
Enfin, faites des recherches sur les fournisseurs de services retenus. Comment sont leurs équipes de mise en œuvre et de support technique? Sont-ils des professionnels chevronnés et de qualité?
La mise en œuvre d'une solution de gestion de la main-d'œuvre est un gros investissement. Prenez le temps de faire votre recherche et examinez différentes options. Assurez-vous d'obtenir le meilleur retour sur investissement et que vous êtes complètement à l'aise avec le système avant de signer sur la ligne pointillée.
Les Solutions d’affaires MPEX est un chef de file dans le développement de logiciels de solutions intégrées de productivité et de gestion de la main-d’œuvre, conçus pour vous aider à gérer le suivi du temps et des présences, la production de la paie et les ressources humaines.
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